各相关二级机构：
为进一步规范学校退学学生档案转递工作，确保高效有序开展档案转递，经档案馆（校史馆）与党委学生工作部、教务处、研究生院和就业创业指导中心及部分学院沟通，结合工作实际，确定如下工作流程。
一、本科生退学档案转递工作流程
1.教务处在学生办理完退学手续后，向学生开具《退学学生档案转递通知单》（附件1），并告知学生“原则上档随人走，务必尽快办理档案转递”。
2.学生将《退学学生档案转递通知单》提交学院，申请转档。
3.学院接收到《退学学生档案转递通知单》后，向学生收集收档单位信息和档案转递方式，并通过“档案数字化管理平台”登记所收集信息，确认无误后将《退学学生档案转递通知单》（加盖学院公章）扫描件上传至系统，线上提交审核。（具体操作流程见附件3）。
收档单位信息包括：档案接收单位名称、收档单位详细地址、邮政编码、收档联系人、收档联系电话等（附件4）。
档案转递方式包括邮寄和自取，如选择自取，务必从收档单位获取《允许自提介绍信》（或开具的“调档函”中含“自提”、“自取”等字样）（档案转递方式填写在附件4的转档备注中）。
4.学院于每周四下午到档案馆装档（人文楼119室，刘老师：67392716）。
装档材料（各1份）包含：
（1）《北京工业大学退学学生情况表》；
（2）《北京工业大学学生登记表（履历表）》；
（3）《成绩单》；
（4）学生在校期间其他应归档材料（如无可忽略）。
5.档案馆于每周五为学生转递档案（人文楼117室，高老师：67392279）。
原则上，档案转递方式采用EMS邮寄方式。
如选择自取，学生持《允许自提介绍信》（收档单位开具）到档案馆现场办理。
二、研究生退学档案转递工作流程
研究生退学学生档案转递先区分情况：
情况一：在本校取得前置学历且前置学历毕业时间未超两年的非定向研究生，办理流程如下：
1.研究生院在学生办理完退学手续后，将退学材料反馈给学院，并请学院告知学生“原则上档随人走，务必尽快办理档案转递”。
研究生院反馈给学院的退学材料包含：
（1）《关于XXX学籍异动的决定》（3份）；
（2）《研究生退学申请表》（2份）；
（3）《肄业证书发放回执》（仅定向生）。
2.学院于每周四下午到档案馆装档（人文楼119室，刘老师：67392716）。
装档材料（各1份）包含：
（1）《关于XXX学籍异动的决定》；
（2）《研究生退学申请表》；
（3）《研究生登记表（学籍表）》；
（4）《北京工业大学研究生培养计划表》；
（5）《成绩单》；
（6）学生在校期间其他应归档材料（如无可忽略）。
3.学生在办理退学手续后，以本校前置学历的学号登录“毕业去向登记平台”（https://jylx.bjut.edu.cn/a），进入“转档手续办理”模块，上传《关于XXX学籍异动的决定》和相关就业材料，登记档案转出信息并提交转档申请（就业创业指导中心地址：学综楼420室；电话：67391768）。
4.学院在“毕业去向登记平台”审核通过转档信息。
5.就业创业指导中心审核通过转档信息后，制作转档通知并提交给档案馆。不合格的转档申请将退回给学生修改后再次提交。
6.档案馆为学生转递档案（人文楼117室，高老师：67392279）。
原则上，档案转递方式采用EMS邮寄方式。
如选择自取，学生持《允许自提介绍信》（收档单位开具）到档案馆现场办理。
情况二：在本校取得前置学历且前置学历毕业时间超两年的、或前置学历非本校的研究生（含定向、非定向），办理流程如下：
1.研究生院在学生办理完退学手续后，将退学材料反馈给学院，并请学院告知学生“原则上档随人走，务必尽快办理档案转递”。
研究生院反馈给学院的退学材料包含：
（1）《关于XXX学籍异动的决定》（3份）；
（2）《研究生退学申请表》（2份）；
（3）《肄业证书发放回执》（仅定向生）。
2.学院于每周四下午到档案馆装档（人文楼119室，刘老师：67392716）。
装档材料（各1份）包含：
（1）《关于XXX学籍异动的决定》；
（2）《研究生退学申请表》；
（3）《研究生登记表（学籍表）》；
（4）《北京工业大学研究生培养计划表》；
（5）《成绩单》；
（6）学生在校期间其他应归档材料（如无可忽略）。
3.学生持办理完毕的《北京工业大学退学研究生离校转单》，到研究生院换取《退学学生档案转递通知单》（见附件2），并提交给学院。
如是定向生需注明定向单位（第二教学楼309室，张老师：67396079）。
4.学院接收到《退学学生档案转递通知单》后，向学生收集收档单位信息和档案转递方式，并通过“档案数字化管理平台”登记所收集信息，确认无误后将《退学学生档案转递通知单》（加盖学院公章）扫描件上传至系统，线上提交审核。（具体操作流程见附件3）。
收档单位信息包括：档案接收单位名称、收档单位详细地址、邮政编码、收档联系人、收档联系电话等（附件4）。
档案转递方式包括邮寄和自取，如选择自取，务必从收档单位获取《允许自提介绍信》（或开具的“调档函”中含“自提”、“自取”等字样）（档案转递方式填写在附件4的转档备注中）。
如是定向生，在“档案数字化管理平台”登记的档案接收单位需要与《退学学生档案转递通知单》中备注的定向单位一致。
5.档案馆为学生转递档案（人文楼117室，高老师：67392279）。
原则上，档案转递方式采用EMS邮寄方式。
如选择自取，学生持《允许自提介绍信》（收档单位开具）到档案馆现场办理。
三、二学位学生退学档案转递工作流程
1.学院在学生办理完退学手续后，告知学生“原则上档随人走，务必尽快办理档案转递”。
2.学院于每周四下午到档案馆装档（人文楼119室，刘老师：67392716）。
装档材料（各1份）包含：
（1）《北京工业大学退学学生情况表》；
（2）《成绩单》；
（3）二学位就读期间其他应归档材料（如无可忽略）。
3.学生在学院装档后，以本校前置学历的学号登录“毕业去向登记平台”（https://jylx.bjut.edu.cn/a），进入“转档手续办理”模块，上传相关材料（含《退学证明》），登记档案迁出信息并提交转档申请（就业创业指导中心地址：学综楼420室；电话：67391768）。
4.学院在“毕业去向登记平台”审核通过转档信息。
5.就业创业指导中心审核通过转档信息后，制作转档通知并提交给档案馆。不合格的转档申请将退回学生修改后再次提交。
6.档案馆为学生转递档案（人文楼117室，高老师：67392279）。
原则上，档案转递方式采用EMS邮寄方式。
如选择自取，学生持《允许自提介绍信》（收档单位开具）到档案馆现场办理。
附件1：《退学学生档案转递通知单》（教务处）
附件2：《退学学生档案转递通知单》（研究生院）
附件3：“档案数字化管理平台”入口及具体操作流程
附件4：《退学学生转档信息表》
档案馆（校史馆）
2025年12月1日
