全校各二级单位：

为切实做好学校各门类档案收集、整理和移交工作，齐全完整地保护和管理学校档案资源，根据学校档案工作整体安排，现将2026年归档工作通知如下：

一、总体要求

各单位要深入学习贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》和《高等学校档案管理办法》，提高政治站位，履行“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责，健全内部管理机制，强化档案意识，高质量做好档案工作。

根据《北京工业大学档案管理办法》及各门类档案管理制度的规定，对照本单位工作职能和归档范围，结合《北京工业大学2025年工作要点》《北京工业大学2025年主要工作任务分解》及本单位主要工作安排，做好重要文件材料的归档工作，守好安全底线。

严格按照国家和学校保密相关制度要求，涉密文件和带有“内部”字样等工作秘密文件材料不能通过学校档案数字化管理平台归档，按照要求做好线下实体归档工作。

二、归档范围

2025年1月1日至12月31日期间，本单位形成的各门类档案材料必须按照要求进行归档，电子文件和纸质文件数字化副本（即扫描版）要与档案实体同步归档。未列入归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行保管。（注：全校二级机构名录见附件1，二级机构归档范围及保管期限表见附件2）

各单位要认真自查，如有以前年度未移交或未完全移交的档案材料，特别是涉及学校重大活动、重要事件的声像（音频、视频、照片）档案、实物档案需要归档的，尽快联系档案馆各门类业务老师进行补充归档。

三、归档要求

归档工作实行线上、线下相结合的方式同时进行。

（一）加强组织领导

各归档单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入相关人员工作内容和工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核。分管档案工作的领导要统筹协调本单位归档工作，各门类档案需确定立卷人、检查人、审核人（本单位处级领导），具体业务人员要切实履行归档职责，做到应归尽归，确保档案质量。

应当归档的材料，必须移交到档案馆统一保管，任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。

（二）做好立卷整理

1.归档文件材料整理方法和质量要求，要严格按照学校各门类档案管理制度的具体要求执行，归档材料应是原件。

2.归档单位应按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题，录入相关信息，按照系统流程进行检查、审批、预约后，集中向档案馆移交。各门类档案管理制度、具体操作流程及部门管理员授权操作等要求，可参见档案馆（校史馆）网站（https://archives.bjut.edu.cn/）的“制度文件”“下载专区”等栏目。

3.为加强学校档案数字化建设，尽快落实“增量档案电子化、存量档案数字化、服务利用网络化”工作要求，全校各单位归档范围内产生的所有载体（如照片、光盘、电子文件等）档案应同步归档，同时将本单位形成的具有凭证价值、需要永久保管的、有签章的纸质文件扫描为数字化副本并上传到系统。（注：纸质档案数字化扫描技术要求见附件3，工作指南见附件4）。

为顺利推进档案数字化工作，保障过程安全，档案馆为各二级单位提供专门的档案数字化室（人文楼126/127室，配有高清摄像头），如二级单位有使用需求，请提前联系张老师（电话67391769）预约使用时间，并按要求填写《关于使用档案数字化室的申请》（见附件5）。为保证数字化工作安全有序进行，档案馆各门类档案老师会提供全过程业务指导服务，并请各单位要求数字化服务公司也做好无死角的监控布置，认真阅读并严格执行纸质档案数字化扫描技术要求和工作指南。

4.关于校内机构调整的单位归档工作安排。调整前，形成的档案由原单位进行归档；调整后，形成的档案由新设单位或调整后接收单位进行归档。任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案，应保质保量按时移交档案。

5.涉密文件和带有“内部”字样等工作秘密文件材料的归档，应严格遵守相关管理规定，如有必要应请示保密主管部门。严格坚持“上网不涉密、涉密不上网”原则。

（三）及时完成归档

严格执行学校各门类档案管理办法相关规定。

1.2026年3月31日前，所有应归档材料完成系统著录、电子文件和数字化副本上传。

2.2026年4月30日前，所有应归档材料完成实体向档案馆移交工作。

四、注意事项

（一）关于科研项目档案的归档，需要各学院科研秘书关注本单位需要归档的项目，提醒各项目负责人按要求及时归档。

（二）各单位在移交档案实体前，务必通过学校档案数字化管理平台提前与档案馆相应业务老师预约移交时间。移交时备齐以下材料：

1.档案实体；

2.卷内文件目录；

3.案卷移交目录（需要归档单位签章，2份）；

4.备考表（可在系统内打印，无需领取纸质版）。

五、档案馆各业务工作联系人

档案馆（校史馆）

2026年1月6日