关于做好2023年档案归档工作的通知

各归档单位：

为加强学校的档案管理，进一步做好2022年各类档案材料的收集、整理、归档工作，根据 《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《北京工业大学档案管理办法》《北京工业大学学生档案管理办法》《北京工业大学建设项目档案管理办法》《北京工业大学会计档案管理办法》《北京工业大学文书档案管理办法》等相关文件精神，结合学校档案工作实际，现将2023年归档工作有关事项通知如下：

一、归档范围

2022年1月1日至12月31日期间，各归档单位形成的2022年度各类档案材料按照学校档案管理相关规定要求进行归档（电子文件与纸质文件要同步归档）。未列入归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行保管或与档案馆沟通后补充归档。

严格按照学校保密工作制度的规定及要求，认真做好涉密档案归档工作。

历年未移交或未完全移交的档案，请各单位认真自查，如有需要归档的，请尽快完成档案移交工作。

二、归档要求

1.归档文件材料整理方法、质量要求严格按照学校档案管理的具体要求执行，归档的文件材料应当是原件，并且材料质地优良、书绘工整、字迹牢固、声像清晰。

2.部门和课题组立卷人按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题，录入相关信息，经检查合格后，向档案馆移交。具体操作流程及系统兼容性配置请参见“档案天地-档案指南-下载专区”。

3.为继续推进档案信息化建设，逐步实现“增量档案电子化、存量档案数字化、服务利用网络化”，各单位产生归档范围内的各种载体（如照片、光盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档，纸质档案与电子档案尽可能一一对应。

4.校内机构调整单位（含新设单位及撤销、合并、分立或改制单位）的档案，调整前形成的档案由原单位进行归档，调整后形成的档案由新设单位或调整后接收单位进行归档。

5.涉密文件材料的归档应严格遵守保密管理规定，如有必要应请示保密主管部门，坚持“上网不涉密、涉密不上网”原则。

三、归档时间

根据规定，科研档案在结题后2个月归档，建设项目档案在工程竣工验收后3个月内归档，学生人事档案按照相关通知执行。所有应归档材料最迟在2023年3月31日前完成系统著录，2023年4月28日前完成实体移交工作。

档案移交是否及时、移交档案质量是否合格将作为年度档案工作考核评价重要指标。

各单位要高度重视档案立卷归档工作，确保档案员有足够的时间整理归档文件材料，努力做到应归尽归，使2022年度的文件材料收集齐全、完整。之前年度若有归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

四、注意事项

结合目前工作实际情况，请移交档案实体的单位务必提前与相应业务老师预约移交时间；前来移交时请务必备齐以下材料：①档案实体；②卷内文件目录；③案卷移交目录两份；④备考表（可提前到档案馆领取空白备考表）。

五、档案馆各业务负责人

在文件材料归档过程中，如有疑问或上门需求请及时与档案馆联系，档案馆各业务负责老师将与您共同解决遇到的各类问题，以确保归档材料的齐全、完整和规范。

档案馆（校史馆）

2023年3月2日