关于做好2023届毕业生档案转递工作的通知

各学部（院）：

毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分。对于毕业生离校后考研、就业、转正定级、计算工龄、工作流动、出国、职称申报、办理各种社会保险等事项具有重要作用, 是中组部开展的“三龄两历一身份”核查工作中的重要内容。

在2023届毕业生即将离校之际，个人档案安全、及时的转递也成为十分重要和需要给予高度重视的工作，主要分为两个环节：一是档案馆组织各学部（院）进行装档；二是档案馆分期分批发送毕业生的档案。现将有关事项通知如下,请各学部（院）予以协助配合。

一、时间安排

1.总体时间安排

2. 各学部（院）装档时间安排

二、装档工作要求

1.各学部（院）负责毕业生档案装档工作。务必认真核查装档材料，确保材料齐全，避免发生错装、漏装等情况。

2. 各学部（院）务必于6月19日前将需装档的学生名单（附件3、附件4）和装档工作人员名单（附件5）电子版发送至档案馆邮箱rsda@bjut.edu.cn。

3.各学部（院）务必提前仔细了解装档注意事项,按照要求做好毕业生档案装档准备工作。到档案馆装档前，须提前整理好装档材料，并填写好学生档案目录和装档统计表（一式两份）。整理装档材料的具体方法是，先将学生档案材料按学号姓名分好，把每份材料按照目录页、入学材料、党员材料、学籍材料、毕业材料的顺序整理，填写好档案目录,并用曲别针将全部材料固定；其后，按前期提交给档案馆的需要装档学生名单的顺序逐份整理好。

4. 所有装档材料应为原件,盖章处须加盖红章。

5.各学部（院）须在《档案目录》（附件6、附件9、附件11）中注明学生在校期间归档的所有材料，要避免漏登已经存入档案袋中的党员材料。《档案目录》是学部（院）装入学生档案材料的书面证明。

6.各学部（院）学生档案工作的主管领导负责毕业生档案装档工作，具体装档工作人员必须为学生辅导员或班主任。

7.学部（院）要指派专人复核装档材料，确保学生档案材料齐全，避免发生错装、漏装等情况。

8.学部（院）负责装档和复核的老师须在《装档统计表》（附件8、附件10、附件12）上的装档人和核查人处签名。

《装档统计表》和《装档工作情况说明》（附件7、附件13）一式两份,一份归入到学部（院）本年度文书档案中永久保存；一份提交给档案馆备案。

9.各学部（院）务必按照指定时间到档案馆库房（人文楼地下一层）装档。装档人员在进入装档场地时，须持加盖学部（院）红章的装档工作人员名单（附件5）和本人校园一卡通办理登记手续，且不能携带背包等与装档工作无关的物品。

10.各学部（院）在开展装档工作过程中务必严格遵守疫情防控相关要求。

三、档案转寄

1.按照人事档案管理规定和上级部门的有关要求，毕业生档案原则上不允许本人自带，只能通过中国邮政“EMS”提供的大学生档案专递方式寄送。

2.请各位毕业生按照邮寄转档的要求填写转档信息，其中必须提供的有以下几项：收件单位(须具体到部门，如北京工业大学人事处)，收件方详细地址，收件方联系电话，收件方联系人，寄达地邮政编码，毕业生手机号码。如在档案寄送过程中因学生个人原因导致预留信息不准确，致使档案被退回学校或丢失的,由学生本人承担相应不利后果。

3.因邮寄信息不详等原因造成档案未寄达收档单位并退回的，学校在收到退档后将及时与毕业生本人电话联系，告知相关情况。如预留联系电话无法接通，由其自负相应不利后果。如需再次邮寄的，须到学校就业创业指导中心办理相关手续。

4. 档案寄达收档单位后，因改派需将档案退回的，可通过“机要”或“密封自带”方式退档。通过 “机要”方式退回的，退档单位须按照档案中转档通知单上的相关信息，将档案退回学校档案馆，务必在档案封面上注明“毕业生退档”字样。毕业生确定档案已寄回学校后，需到学校就业创业指导中心办理相关手续。“密封自带”退回的，本人先到学校就业创业指导中心办理相关手续，然后持学校就业创业指导中心开具的接档通知单，到档案馆办理退档手续，须提前预约,预约邮箱rsda@bjut.edu.cn。如委托他人代办，代办人需携带有效身份证件原件和复印件、委托人有效身份证件复印件和亲笔签名的授权委托书。需要特别注意的是，所退档案须密封完好，凡有破损、开封、密封条未盖章等现象的将不予接收。

5.由于学生档案管理的特殊性，原则上暑期派遣的毕业生档案将在开学后通过中国邮政EMS渠道转寄。如确有特殊需要，学生征得档案接收单位同意后，可自取档案。档案自取的毕业生务必在签订三方协议时,填写好档案转寄单位并注明“（档案自取）”。在就业创业指导中心向档案馆提供转档信息后，于指定时间(详见后续通知)凭本人有效身份证件和档案接收单位出具的《允许本人自取档案的提档介绍信》，到档案馆提取档案。如委托他人代办，代办人需携带有效身份证件原件和复印件、委托人有效身份证件复印件和亲笔签名的授权委托书。学生应在3个工作日内将自取档案送交到档案接收单位。转递过程中务必确保档案安全，不能私自拆封或毁坏档案。因未在指定时间自提档案而产生的一切后果由学生本人承担。

6. 一般情况下，学校通过北京市朝阳区双井邮局寄送学生人事档案。档案寄出后，学生应首先登录网址http://jobbjut.jysd.com，在首页-学生事务--档案查询模块，查询本人档案的转寄信息（含邮件号）。然后在中国邮政EMS查询平台https://www.ems.com.cn/输入邮件号查询档案寄送情况。为确保档案安全，学生务必在转档之前向所在学部（院）、就业创业指导中心等相关主管部门提供准确的转档信息（包括手机号码等联系方式），并及时与档案接收单位联系确认档案是否寄达。如有问题，务必及时拨打相关联系电话进行查询。需要特别注意的是，我校学生档案通过中国邮政EMS方式寄送，邮局的邮件寄送查询期限为1年，之后将无法查询。由于学生档案的特殊性，建议邮件寄送查询最好在半年之内完成。

北京市朝阳区双井邮局查询电话13611233958;

北京工业大学档案馆联系电话010-67391512。

档案馆（校史馆）

                                         2023年6月7日