关于做好2023级新生档案移交工作的通知

各学部（院）：

根据《北京工业大学学生档案管理办法》(工大发〔2020〕33号)文件的具体实施要求，为切实做好2023级新生档案校内移交工作，现将有关事项通知如下：

一、工作内容

1.新生档案的接收和保管

各学部（院）负责接收和妥善保管新生档案，同时做好登记工作，及时向学校招生管理部门汇报相关情况，按照学校相关管理规定妥善处理出现的各种问题。

2.审核

各学部（院）应结合审核要求对接收到的新生档案进行认真审核。审核过程中应确保档案安全、信息保密，不得私自带走、涂改、转移、丢失和销毁档案。如出现审核不合格的问题，须及时以书面形式告知学生本人,同时向招生办公室、研究生院等主管部门汇报，并按照学校相关工作要求妥善处理。

3.新生档案校内移交准备

新生档案正式移交前，各学部（院）应将审核完毕的新生入学前档案材料密封，密封袋上须粘贴档案核查单（附件1、附件2）；并与档案馆联系领取学校统一制作的档案袋，将上述档案材料装入其中（不用密封），同时在档案袋封面底端以油性墨水笔写上学生学号和姓名，务必保证档案袋上标注的学号姓名与内装档案实体的学号姓名一致。具体密封、粘贴格式见附件3。

4.新生档案校内移交

新生档案校内移交工作于10月10日启动，到2024年4月底前截止。已经完成全部收集、整理、审核工作的学部（院），在填写好《新生档案移交登记表》（附件4、附件6）和《新生档案移交工作说明》（附件5、附件7）后，与档案馆联系，预约新生档案移交时间，按照约定时间到档案馆移交档案。正式移交时，参与工作的各方工作人员须按规定要求共同清点档案并完成档案上架工作。

二、审核要求

1.在审核过程中，必须确保档案实体和信息安全，不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案材料。

2.档案材料必须是原件且完整、齐全。

3.档案材料必须使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和纯蓝墨水书写。

4.要将党员转正需用的入党材料留存学院,做好相应登记。

5.务必认真填写《新生人事档案核查单》，须确保审核单中的记录与档案材料一一对应。填写完毕后，将审核单粘贴在密封好的入学前档案袋封面上（不得遮挡密封条及其上加盖的公章）。审核单须由审核人、学部（院）主管领导签字并加盖学部（院）公章（不得加盖科室公章）。

6.务必将入学录取材料与审核后的入学前档案材料一并密封在入学前档案袋中，密封处须加盖学部（院）公章（不得加盖科室公章）。

三、档案馆（校史馆）联系人及联系方式

联系人：刘老师；

联系邮箱：rsda@bjut.edu.cn；

联系地点：人文楼一层档案馆（校史馆）119室。

档案馆（校史馆）

2023年9月27日