关于做好2024年归档工作的通知

学校各归档单位：

为深入学习贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，实施好新修订的《中华人民共和国档案法》，结合《北京工业大学档案管理办法》及各门类档案管理办法等制度规定，现就2024年归档工作通知如下：

一、归档范围

2023年1月1日至12月31日期间，各归档单位形成的各类档案材料按照学校档案管理规定和各单位归档范围及保管期限表要求进行归档，电子文件与纸质文件要同步归档。同时，请各单位认真自查，如有因特殊情况以前年度未移交或未完全移交的档案需要归档的，请尽快联系档案馆进行补充归档。

未列入归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行保管。

严格按照学校保密工作制度的规定及要求，认真做好涉密档案归档工作。

二、归档要求

档案归档工作实行线上、线下结合的方式归档，具体要求如下：

（一）加强组织和领导

各归档单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入相关人员工作内容和工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核。分管档案工作的领导要统筹协调本单位归档工作，档案员及相关业务人员要切实履行归档职责，做到应归尽归，确保档案归档质量。应当归档的材料，按照学校规定移交到档案馆集中统一管理，任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。

（二）高质量做好立卷整理工作

1.归档文件材料整理方法、质量要求严格按照学校各门类档案管理制度的具体要求执行，归档的文件材料应当是原件，符合各门类档案归档的详细要求。

2.归档单位按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题，录入相关信息，经检查合格后，向档案馆移交。各门类档案管理制度、具体操作流程及系统兼容性配置等要求，可参见档案馆（校史馆）网站（网址为https://archives.bjut.edu.cn/）的“制度文件”“下载专区”等栏目。

3.为继续推进档案信息化建设，逐步实现“增量档案电子化、存量档案数字化、服务利用网络化”，各单位归档范围内产生的各种载体（如照片、光盘、电子文件等）档案应同时归档。

4.校内机构调整单位的档案，调整前，形成的档案由原单位进行归档；调整后，形成的档案由新设单位或调整后接收单位进行归档。任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案，应保质保量按时移交档案。

5.涉密文件材料的归档应严格遵守保密管理规定，如有必要应请示保密主管部门，坚持“上网不涉密、涉密不上网”原则。

（三）及时完成归档工作

严格执行学校各门类档案管理办法相关规定，所有应归档材料最迟在2024年3月31日前完成系统著录，2024年4月30日前完成实体移交工作。

三、注意事项

按照《北京工业大学文书档案管理办法》（工大发〔2022〕37号）《北京工业大学教学档案管理办法》（工大发〔2023〕12号）规定，教学管理性文件、毕业证书发放登记表、课程成绩单归档以及档号有较大变化，请招生办公室、教务处、研究生院、教学质量督导评估办公室、就业创业指导中心和学部（院）等单位按照最新要求做好档案整理与移交工作。

结合目前工作实际情况，请移交档案实体的单位务必提前与档案馆相应业务老师预约移交时间；前来移交时请务必备齐以下材料：①档案实体；②卷内文件目录；③案卷移交目录（需要归档单位签章）两份；④备考表（可提前到档案馆领取空白备考表）。

四、联系方式

五、工作队伍

请各归档单位确定本单位分管档案工作的处级领导、档案员，2024年1月3日（星期三）上午10:00前将附件电子版发至gaoshengnan@bjut.edu.cn邮箱。

档案馆（校史馆）

2023年12月27日