关于做好北京工业大学2025年归档工作的通知

学校各归档单位：

根据学校档案工作安排，为切实做好学校各类档案的收集、整理、归档工作，及时有效、齐全完整地保护和管理学校档案资源，现就2025年归档工作通知如下：

一、总体要求

各单位要深入学习贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施条例》，提高政治站位，履行“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责，进一步健全内部管理机制，强化档案意识，提升工作能力。

根据《北京工业大学档案管理办法》和各门类档案管理制度的规定，对照本单位工作职能和归档范围，结合《北京工业大学2024年工作要点》《北京工业大学2024年主要工作任务分解》及部门主要工作安排，做好重要文件材料的归档工作，提高归档质量，守好安全底线。

严格按照学校保密工作制度的规定及要求，涉密和内部文件不能通过学校档案数字化管理平台归档，按照要求做好线下归档工作。

二、归档范围

2024年1月1日至12月31日期间，各归档单位形成的各门类档案材料按照要求进行归档，电子文件和纸质文件的数字化副本要同步归档。未列入归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行保管。

各单位要认真自查，如有因特殊情况以前年度未移交或未完全移交的档案需要归档的，尽快联系档案馆具体业务主管人员进行补充归档。

三、归档要求

档案归档工作实行线上、线下结合的方式归档，具体要求如下：

（一）加强组织领导

各归档单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入相关人员工作内容和工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核。分管档案工作的领导要统筹协调本单位归档工作，各门类档案需确定立卷人、检查人、审核人（部门处级领导），具体业务人员要切实履行归档职责，做到应归尽归，确保档案归档质量。应当归档的材料，按照学校规定移交到档案馆集中统一管理，任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。

（二）高质量做好立卷整理工作

1.归档文件材料整理方法、质量要求严格按照学校各门类档案管理制度的具体要求执行，归档的文件材料应当是原件。

2.归档单位按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题，录入相关信息，按照系统流程进行检查、审批、预约后向档案馆移交。各门类档案管理制度、具体操作流程及部门管理员授权操作等要求，可参见档案馆（校史馆）网站（网址为https://archives.bjut.edu.cn/）的“制度文件”“下载专区”等栏目。

3.为加快学校数字档案馆建设步伐，进一步实现“增量档案电子化、存量档案数字化、服务利用网络化”，各单位归档范围内产生的各种载体如照片、光盘、电子文件等档案应同时归档，同时将具有凭证价值、需要永久保管的、有签章的纸质文件进行扫描上传数字化副本。纸质档案数字化扫描技术要求详见附件1。

4.校内机构调整单位的档案，调整前，形成的档案由原单位进行归档；调整后，形成的档案由新设单位或调整后接收单位进行归档。任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案，应保质保量按时移交档案。

5.内部和涉密文件材料的归档应严格遵守相关管理规定，如有必要应请示保密主管部门，坚持“上网不涉密、涉密不上网”原则。

（三）及时完成归档工作

严格执行学校各门类档案管理办法相关规定，所有应归档材料最迟在2025年3月31日前完成系统著录、电子文件和数字化副本上传；2025年4月30日前完成实体移交工作。

四、注意事项

1.关于科研项目档案的归档，需要各学院科研秘书关注本学院需要归档的项目，并提醒项目负责人归档。

2.结合目前工作实际情况，请移交档案实体的单位务必通过学校档案数字化管理平台提前与档案馆相应业务老师预约移交时间；前来移交时请务必备齐以下材料：①档案实体；②卷内文件目录；③案卷移交目录（需要归档单位签章）两份；④备考表（可在系统内进行打印，无需领取纸质版）。

五、联系方式

六、工作队伍

请各归档单位按照要求确定本单位分管档案工作的处级领导和档案员（部门系统管理员），如有变更请扫码填报。同时请各单位档案员及时在学校档案数字化管理平台中分配各门类档案立卷人、检查人、审核人（部门处级领导），做好各项信息维护工作。具体归档单位名单和机构代码详见附件2。

档案馆（校史馆）

2024年12月23日