关于做好2025届毕业生档案转递工作的通知
各学院：
毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分。对于毕业生离校后考研、就业、转正定级、计算工龄、工作流动、出国、职称申报、办理各种社会保险等事项具有重要作用, 是中组部开展的“三龄两历一身份”核查工作中的重要内容。
在2025届毕业生即将离校之际，个人档案安全、及时的转递也成为十分重要和需要给予高度重视的工作，主要分为两个环节：一是档案馆组织各学院进行装档；二是档案馆分期分批发送毕业生的档案。现将有关事项通知如下,请各学院予以协助配合。
一、时间安排
1.总体时间安排
日期 |
工作内容 |
6月2日前 |
各学院上传需装档学生数据 |
6月18日-6月20日 |
开展第一批次毕业生档案装档工作 |
6月30日 |
开展第二批次毕业生档案装档工作 |
6月23日-6月26日 |
档案馆集中封装、寄送大宗毕业生档案 |
6月27日-8月30日 |
档案馆定期封装、寄送零散批次毕业生档案 |
2. 各学院装档时间安排
日期 |
上午（8:30-11:30） |
下午（13:45-16:30） |
6月18日 （星期三） |
社会学院（本、研） 马克思主义学院（研） 樊恭烋荣誉学院（本） |
艺术设计学院（本、研） 信息科学技术学院（本、研） |
6月19日 （星期四） |
化学与生命科学学院（本、研） 环境工程与科学学院（本、研）经济与管理学院（本、研） |
数学统计学与力学学院（本、研） 物理与光电工程学院（本、研） 建筑与城市规划学院（本、研） 机械与能源工程学院（本、研） |
6月20日 （星期五） |
建筑工程学院（本、研） 材料科学与工程学院（本、研） |
外国语学院（本、研） 计算机学院（本、研） 城市交通学院（本、研） |
6月30日 （星期一）
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都柏林国际学院 |
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二、装档工作要求
1.各学院负责毕业生档案装档工作。务必认真核查装档材料，确保材料齐全，避免发生错装、漏装等情况。
2. 各学院务必于6月2日前完成学校数字档案管理平台-装档模块的数据上传和核查工作，并线上预约装档时间（请严格按照各学院装档时间表中时间预约）。
3.各学院务必提前仔细了解装档注意事项,按照要求做好毕业生档案装档准备工作。到档案馆装档前，须提前整理好装档材料，并填写好学生档案目录和装档统计表（一式两份）。整理装档材料的具体方法是，先将学生档案材料按学号姓名分好，把每份材料按照目录页、入学材料、党员材料、学籍材料、毕业材料的顺序整理，填写好档案目录,并用曲别针将全部材料固定，需特别注意的是，党员材料务必与学籍材料合并为一套材料；其后，本科生以班级为单位，研究生以学院为单位，按照学号顺序逐份整理好。
4. 所有装档材料应为原件,盖章处须加盖红章。
5.各学院须在《档案目录》中注明学生在校期间归档的所有材料，要避免漏登已经存入档案袋中的党员材料。《档案目录》是学院装入学生档案材料的书面证明。
6. 各学院负责学生档案工作的党委副书记或副院长带队到档案馆装档，业务科室主任负责组织实施，具体装档工作人员必须为学生辅导员或班主任，每位老师最多可配备一名学生助管协助工作，学生助管不能为应届毕业生。
7.各学院要指派专人复核装档材料，确保学生档案材料齐全，避免发生错装、漏装等情况。
8.各学院负责装档和复核的老师须在《装档统计表》上的装档人和核查人处签名。
《装档统计表》和《装档工作情况说明》一式两份,一份归入到学院本年度文书档案中永久保存；一份提交给档案馆备案。
9.各学院务必按照指定时间到档案馆库房（人文楼地下一层）装档。装档人员在进入装档场地时，须持加盖学院红章的《装档工作人员名单》和本人校园一卡通办理登记手续，且不能携带背包等与装档工作无关的物品。
三、档案转寄
1.按照人事档案管理规定和上级部门的有关要求，毕业生档案原则上不允许本人自带，只能通过中国邮政“EMS”提供的大学生档案专递方式寄送。
2.请各位毕业生按照邮寄转档的要求填写转档信息，其中必须提供的有以下几项：收件单位(须具体到部门，如北京工业大学人事处)，收件方详细地址，收件方联系电话，收件方联系人，寄达地邮政编码，毕业生手机号码。如在档案寄送过程中因学生个人原因导致预留信息不准确，致使档案被退回学校或丢失的,由学生本人承担相应不利后果。
3.因邮寄信息不详等原因造成档案未寄达收档单位并退回的，学校在收到退档后将及时与毕业生本人电话联系，告知相关情况。如预留联系电话无法接通，由其自负相应不利后果。如需再次邮寄的，须到学校就业创业指导中心办理相关手续。
4.档案寄达收档单位后，因改派需将档案退回的，可通过“机要”或“密封自带”方式退档。通过 “机要”方式退回的，退档单位须按照档案中转档通知单上的相关信息，将档案退回学校档案馆，务必在档案封面上注明“毕业生退档”字样。毕业生确定档案已寄回学校后，需到学校就业创业指导中心办理相关手续。“密封自带”退回的，本人先到学校就业创业指导中心办理相关手续，然后持学校就业创业指导中心开具的接档通知单，到档案馆办理退档手续，须提前预约,预约邮箱rsda@bjut.edu.cn。如委托他人代办，代办人需携带有效身份证件原件和复印件、委托人有效身份证件复印件和亲笔签名的授权委托书。需要特别注意的是，所退档案须密封完好，凡有破损、开封、密封条未盖章等现象的将不予接收。
5.由于学生档案管理的特殊性，原则上毕业生档案通过中国邮政EMS渠道转寄。如确有特殊需要，学生征得档案接收单位同意后，可自取档案。档案自取的毕业生务必在签订三方协议时,填写好档案转寄单位并注明“（档案自取）”。在就业创业指导中心向档案馆提供转档信息后，毕业生于工作日或暑期指定时间(详见档案馆暑假期间办理档案相关业务的通知)，凭本人有效身份证件和档案接收单位出具的《允许本人自取档案的提档介绍信》，到档案馆提取档案。如委托他人代办，代办人需携带有效身份证件原件和复印件、委托人有效身份证件复印件和亲笔签名的授权委托书。学生应在3个工作日内将自取档案送交到档案接收单位。转递过程中务必确保档案安全，不能私自拆封或毁坏档案。因未在指定时间自提档案而产生的一切后果由学生本人承担。
6. 一般情况下，学校通过北京市朝阳区双井邮局寄送学生人事档案。档案寄出后，学生将收到档案寄出学校的告知短信（办理就业手续时登记的学生手机号）。之后，可登录学校档案馆网址https://archives.bjut.edu.cn/首页的“学生档案转递查询模块”，查询邮件号。然后在中国邮政EMS查询平台https://www.ems.com.cn/输入邮件号查询档案寄送情况。
为确保档案安全，学生务必在转档之前向所在学院、就业创业指导中心等相关主管部门提供准确的转档信息（包括手机号码等联系方式），并及时与档案接收单位联系确认档案是否寄达。如有问题，务必及时拨打相关联系电话进行查询。需要特别注意的是，我校学生档案通过中国邮政EMS方式寄送，邮局的邮件寄送查询期限为1年，之后将无法查询。由于学生档案的特殊性，建议邮件寄送查询最好在1个月内完成。
北京市朝阳区双井邮局查询电话13611233958;
北京工业大学档案馆联系电话010-67391512。
档案馆（校史馆）
2025年5月16日
