一、办理流程

1.学部（院）接收、保管新生人事档案。

各学部（院）负责接收和妥善保管新生档案，同时做好登记工作，及时向学校招生管理部门汇报相关情况，并按照学校相关管理规定妥善处理出现的各种问题。

持《学部（院）介绍信》和《学部（院）领取学生档案名单》，到档案馆领取新生档案袋和考取本单位研究生、第二学士学位本科生的本校学生档案，须提前预约时间，预约邮箱rsda@bjut.edu.cn。

2.学部（院）审核新生人事档案

各学部（院）应结合审核要求对接收到的新生档案进行认真审核。审核过程中应确保档案安全、信息保密，不得私自带走、涂改、转移、丢失和销毁档案。如出现审核不合格的问题，须及时以书面形式告知学生本人,同时向招生办公室、研究生院等主管部门汇报，并按照学校相关工作要求妥善处理。

3.新生档案校内移交准备

新生档案正式移交前，各学部（院）应将审核完毕的新生入学前档案材料密封，密封袋上须粘贴档案核查单，并密封好的入学前档案材料装入新生档案袋（不用密封），同时在档案袋封面底端以油性墨水笔写上学生学号和姓名，务必保证档案袋上标注的学号姓名与内装档案实体的学号、姓名一致。

4.新生档案校内移交

已经完成全部收集、整理、审核工作的学部（院），在填写好《新生档案移交登记表》和《新生档案移交工作说明》后，与档案馆联系，通过邮箱rsda@bjut.edu.cn预约新生档案移交时间。

按照约定时间，学部（院）到档案馆办理新生档案移交工作。双方工作人员按规定要求共同清点档案，确认无误后，共同在移交登记表上签字，并共同将新生档案存入指定库房保管。

二、办理时间

一般于新生正式报到当年的10月份启动，在次年的3月底前截止。

三、工作联系人及联系方式

联 系 人：刘老师

联系电话：67392716

办公地址：人文楼档案馆内119室

联系邮箱：rsda@bjut.edu.cn