一、办理流程

1.各学部（院）确定年度归档的学生范围和类型，分配好档号，档号不能有空号、重号。

2.收集归档学生的所有学籍材料,材料应为原件，签章完备。

本科生学籍材料包括毕业成绩单、全程成绩单、答辩评审表。本科优秀毕业设计材料包括开题报告、学生自查表、学生申请答辩表、毕业设计评审表、教师指导手册、论文、译文等。

研究生学籍材料包括授予学位信息登记表、学籍表、毕业手册、毕业证书和学位证书复印件、论文评阅意见书、成果登记表等。

3.进行档案立卷工作

本科生学籍档案以自然班级为单位组卷，1个班的学籍材料组成1卷；辅修、双学位、往届学生及特殊情况的可以单独组1卷。本科优秀毕业设计档案以1个学生所有材料组成1卷。

研究生学籍档案以1个学生所有材料组成1卷。

4.进行纸质档案整理工作

本科学籍档案整理方法：按学号顺序排列，每人的材料按照“毕业成绩单—全程成绩单—答辩评审表”顺序整理，装订线位置一致。本科优秀毕业设计档案原则上按照时间顺序排列材料。

研究生学籍档案整理方法：按学生类别分类，按学号顺序排列。

5.进行档案页码编写工作。采取按卷的方式编写页码，卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。卷内目录、备考表不编写页码。用铅笔正体书写。

页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；各卷之间不连续编页号。

6.在线档案信息著录工作。

本科学籍档案著录方法：1个班级著录为1案卷条目，1个学生著录为1文件级条目。本科优秀毕业设计档案著录方法：1个学生著录为1案卷条目，所包含材料逐一著录为文件级条目。

研究生学籍档案著录方法：1个学生著录为1案卷条目，所包含材料逐一著录为文件级条目。

7.进行档案自查工作。重点检查著录人名、学号等信息，页次与实体页码是否一致，擦除无关标记，去除所有金属物。本科学籍著录要查看是否标注退学、延迟毕业等特殊情况。研究生学籍著录要查看是否标注缓授、退学、结业肄业、硕博连读等特殊情况。

8.与档案馆老师预约纸质档案移交时间，提交系统数据审核。

9.在线审核。档案馆老师审核系统著录数据。

10．现场移交。到档案馆现场移交学籍档案，双方逐份核对检查，确认无误后办理移交手续。

到馆须提交的材料：学籍档案实体、卷内文件目录、案卷移交目录（需主管领导签字、加盖部门公章）、备考表。

二、办理时间

截止到次年4月30日前，正常工作日（周三下午除外）办理。

三、工作联系人及联系方式

联 系 人：晏老师

联系电话：67392363

办公地址：人文楼档案馆内114室

联系邮箱：yanaiqin@bjut.edu.cn